Ο χώρος εργασίας είναι εξίσου σημαντικός με τον οικιακό χώρο. Κλασέρ, έγγραφα, στυλό, τετράδια, καφέδες και φαγητό όλα κάποια στιγμή της ημέρας περνάνε πάνω από το γραφείο σας και πολλές φορές μένουν σε αυτό για ώρες παρόλο που δεν είναι η θέση τους αυτή. Τι μπορείτε να κάνετε για να αλλάξει αυτή η κατάσταση; Φυσικά να επιμεληθείτε της καθαριότητας και της οργάνωσης του γραφείου. Μπορεί να ακούγεται χρονοβόρα και ιδιαίτερα κοπιαστική διαδικασία αλλά σίγουρα τα οφέλη που θα αποκομίσετε από αυτή την διαδικασία θα σας ωθήσουν στο να γίνεται πιο παραγωγικοί, δραστήριοι και ευδιάθετοι.

 Αρχικά ξεφορτωθείτε όσα άχρηστα αντικείμενα έχετε στο γραφείο, την βιβλιοθήκη και γενικότερα στο εργασιακό σας περιβάλλον.  Χαλασμένα στυλό, παλιά έγγραφα, ποτήρια μια χρήσης ήδη χρησιμοποιημένα όλα αυτά και πολλά άλλα αντικείμενα θα πρέπει να καταλήξουν στο καλάθι των αχρήστων.  Το να έχετε ένα καθαρό και οργανωμένο γραφείο θα επιφέρει και το επιθυμητό αποτέλεσμα το οποίο είναι η μέγιστη παραγωγικότητα με την ελάχιστη δαπάνη ενέργειας η οποία επιφέρει κούραση και άγχος.

Για την καλύτερη οργάνωση της βάσης εργασίας η οποία είναι το γραφείο σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια έξτρα συρταριέρα. Τροχήλατη η μη, η συρταριέρα θα συνεισφέρει στην ταξινόμηση των φακέλων, των εγγράφων σας καθώς και άλλων προσωπικών σας αντικειμένων. Στα συρτάρια που βρίσκονται ψηλά μπορείτε να τοποθετήσετε όσα έγγραφα, κλασέρ κτλ χρησιμοποιείτε σε καθημερινή βάση ή αρκετά συχνά ενώ στα πιο χαμηλά συρτάρια πράγματα τα οποία χρησιμοποιείτε λιγότερο στην καθημερινότητα σας.  Ακόμα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικού χρώματος κλασέρ, φακέλους  ή κουτιά ανάλογα με το περιεχόμενο ενώ οι ετικέτες αποτελούν ακόμα μια λύση για την κατηγοριοποίηση των εγγράφων σας.

 Σε αρκετά γραφεία υπάρχουν περιοδικά και εφημερίδες  προς ανάγνωση για όσους περιμένουν στην reception για κάποια συνάντηση. Πολλές φορές αυτά δημιουργούν μια άναρχη στοίβα, χωρίς κατηγοριοποίηση. Η λύση εδώ θα ήταν μερικές επιτοίχιες θήκες για εφημερίδες και περιοδικά ώστε να είναι ευκολότερη η επιλογή εντύπων από τους επισκέπτες αλλά και καλύτερη αισθητικά η εικόνα της υποδοχής.

 Ο θυμόσοφος λαός υποστηρίζει ότι η καθαριότητα είναι η μισή αρχοντιά γεγονός που είναι απόλυτα σωστό. Ένας μέσος εργαζόμενος ξοδεύει τον 1/3 της μέρας του στο γραφείο, αυτό σημαίνει ότι το γραφείο θα πρέπει πέρα από τακτοποιημένο να είναι και καθαρό. Χρησιμοποιήστε ένα αντιβακτηριδιακό σπρέι για να καθαρίσετε το γραφείο σας και ακόμα πιο σχολαστικά το πληκτρολόγιο το οποίο είναι και η σημαντικότερη πηγή μικροβίων. Ακόμα ένα καλάθι αχρήστων κατασκευασμένο από πλαστικό υψηλής αντοχής, θα σας βοηθήσει ώστε να διατηρήσετε σε άριστη κατάσταση το γραφείο σας.

 Επιπλέον τα αναλώσιμα αποτελούν ένα μεγάλο ‘αγκάθι’ σε κάθε γραφείο. Ένεκα των πολλών εργαζομένων αρκετές φορές τα αναλώσιμα εξαντλούνται γρήγορα και κυρίως απροειδοποίητα. Η λύση μπορεί να δοθεί με την χρήση ενός φελλοπίνακα όπου ο καθένας θα μπορεί να γράφει τις ελλείψεις τις οποίες έχει στο γραφείο του. Έπειτα αυτές θα συγκεντρώνονται και κάποιος θα αναλαμβάνει την τροφοδότηση των γραφείων με αναλώσιμα πριν αυτά εξαντληθούν.

 Ο φωτισμός στο γραφείο αποτελεί έναν ακόμα παράγοντα ο οποίος παίζει καθοριστικό ρόλο στην παραγωγικότητα του εργαζομένου. Ο φωτισμός θα πρέπει να είναι κατάλληλος, ήπιος, σε θερμή απόχρωση ώστε να μην κουράζει τα μάτια, να εμπνέει τον εργαζόμενο και να είναι ο κατάλληλος για μελλοντικά meeting στο γραφείο ή μέσω internet.

 Ένα ακόμα κομμάτι που δημιουργεί αναστάτωση στον εργασιακό σας χώρο όσο και αν ακούγεται περίεργο είναι οι ηλεκτρικές συσκευές. Χρησιμοποιείστε ένα πολύμπριζο με διακόπτη ασφαλείας on/off, τοποθετήστε τις απαραίτητες πρίζες για τις συσκευές σας και τοποθετήστε σε κάθε μια ξεχωριστά μια ετικέτα κατά προτίμηση πλαστική ώστε να ξέρετε σε ποια συσκευή αντιστοιχεί. Επιπλέον ένα έξυπνο tip είναι να στηρίξετε στο γραφείο ένα κλιπ-πιάστρα στο οποίο θα περάσετε μέσα το καλώδιο το οποίο συνδέετε με τον υπολογιστή σας (π.χ ένας εκτυπωτής) και έτσι θα τα έχετε διαχωρισμένα αποφεύγοντας να γίνουν όλα μαζί ένας ‘γόρδιος δεσμός’. Φυσικά ο καλύτερος τρόπος οργάνωσης των καλωδίων είναι να ελαχιστοποιήσετε την χρήση τους,  χρησιμοποιώντας  όπου μπορείτε ασύρματη σύνδεση.

 Επιπροσθέτως από τα βασικά κομμάτια τα οποία θα πρέπει να επιμεληθείτε είναι η οργάνωση του χρόνου σας.  Στην αρχή της εβδομάδας κατηγοριοποιείστε τις εργασίες τις οποίες πρέπει να φέρετε εις πέρας κατατάσσοντας τες σε επείγουσες, deadlines και εργασίες οι οποίες μπορούν να διεκπεραιωθούν και τις επόμενες μέρες.  Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μικρό σημειωματάριο  και αρκετά διαφορετικά χρώματα στυλό για την κατηγοριοποίηση. Στο τέλος της ημέρας θα έχετε σίγουρα φέρει εις πέρας περισσότερες εργασίες, σε λιγότερο χρόνο, αποτελεσματικότερα. Τέλος μπορείτε να κάνετε τις πιο χρονοβόρες εργασίες  στην αρχή της ημέρες ή της εβδομάδας ώστε να τελειώνετε την ημέρα ή την εβδομάδα σας σχετικά ξεκούραστα.  

 Για όσους δεν τα πάνε καλά με την μνήμη μπορούν να χρησιμοποιήσουν post-it στα οποία θα σημειώσουν τις ημερήσιες εργασίες τους και θα τα κολλήσουν στο γραφείο στο οπτικό τους πεδίο ώστε να είναι σίγουροι ότι θα διαχειριστούν στον βέλτιστο βαθμό το καθημερινό τους πρόγραμμα.

 Όσον αφορά τον χρόνο ο οποίος είναι ο σημαντικότερος  ‘εχθρός’ σας, ανά διαστήματα, ωφέλιμο θα ήταν να σημειώνετε πόσο χρόνο χρειάζεστε για να φέρετε εις πέρας τις εργασίες σας. Έτσι μελλοντικά θα ξέρετε ακριβώς πόσο χρόνο θέλετε για καθεμία εργασία και θα σχεδιάζετε αποτελεσματικά το χρονοδιάγραμμα της κάθε ημέρας.

 Παράλληλα μειώστε τους περισπασμούς. Όλοι γνωρίζουμε ότι η τεχνολογία έχει μπει για τα καλά στην καθημερινότητα μας. Έτσι πολλές φορές  μέσα στην μέρα θέλουμε να τσεκάρουμε τα mail και το κινητό μας γεγονός όμως που δημιουργεί περισπασμούς αφού χάνουμε πολύτιμο χρόνο. Για αυτό τον λόγο μπορούμε να ορίσουμε ότι θα αυτά θα τα κάνουμε ανά 1 ώρα ας πούμε για προκαθορισμένο χρονικό διάστημα. Έτσι θα κάνετε ένα μίνι ολιγόλεπτο διάλειμμα και παράλληλα θα ενημερώνεστε για τα προσωπικά σας θέματα. Επιπλέον στο κανονικό σας διάλειμμα μην μείνετε κολλημένοι στο γραφείο, μπροστά από την οθόνη του κινητού ή του υπολογιστή σας, σηκωθείτε από το γραφείο, περπατήστε λίγο ώστε να χαλαρώσετε και να ξεκουράσετε τα μάτια και το μυαλό σας. Αυτή η διαδικασία θα σας βοηθήσει να αυξήσετε την παραγωγικότητα σας και να ενισχύσετε την συγκέντρωση σας.

 Τελειώνοντας αυτή την διαδικασία το αποτέλεσμα θα σας ανταμείψει αφού θα έχετε ένα καθαρό, περιποιημένο, σωστά οργανωμένο γραφείο γεγονός που θα σας βοηθήσει να αυξήσετε την παραγωγικότητα σας, φτιάχνοντας παράλληλα την διάθεση σας.